¿Qué es la dispersión de datos y cómo puede administrarla?
La dispersión de datos es la acumulación de grandes cantidades de datos por parte de las organizaciones, hasta el punto en que ya no saben qué datos tienen o qué sucede con esos datos. La expansión de datos viene con una serie de desventajas obvias, incluido un aumento de la sobrecarga de gestión (es decir, vincular el talento técnico con tareas administrativas menos impactantes), riesgos de seguridad ocultos y pérdida de oportunidades en forma de uso subóptimo de los datos del cliente o no usar los datos correctos para las cosas correctas. A medida que proliferen las aplicaciones de software como servicio (SaaS), la expansión de datos solo será más frecuente y difícil de lidiar.
¿Qué causa la dispersión de datos?
Las aplicaciones empresariales y los sistemas operativos consumen una amplia gama de datos estructurados y no estructurados almacenados en una variedad de puntos finales. Los datos pueden almacenarse localmente en las instalaciones o en una o más plataformas en la nube ubicadas en diferentes áreas geográficas.
Dicho esto, existe una razón por la que a veces se considera que la expansión de datos es sinónimo de expansión de SaaS: porque es causada principalmente por aplicaciones de SaaS. Las aplicaciones SaaS, como CRM, sistemas de videoconferencia, herramientas de administración de proyectos y aplicaciones de almacenamiento de archivos, producen grandes cantidades de datos dentro de las organizaciones que los usan. También tiene empleados que almacenan datos relacionados con la empresa en sus propias computadoras portátiles, lo que aumenta la expansión.
Reúna todo: cientos de aplicaciones SaaS y almacenamiento de datos en diferentes ubicaciones y dispositivos, y tendrá la receta perfecta para la propagación de datos.
Los riesgos de la expansión de datos
Durante mucho tiempo en el mundo de la tecnología, algo como la propagación de datos, es decir, tener más datos de los que sabe con qué hacer y tanto que ni siquiera sabe dónde reside una gran cantidad de datos, podría haberse visto como algo bueno: ¿Cómo puede ser malo tener tanto aceite? Pero los tiempos han cambiado. Las implicaciones de seguridad, administración de datos y almacenamiento de datos de la expansión de datos son demasiado amplias y perjudiciales para verlo como algo bueno.
Estos son los principales desafíos de la expansión de datos:
Incumplimiento
La llegada de leyes de privacidad de datos estrictas, como el GDPR, hace que sea imperativo que las empresas sepan exactamente dónde viven sus datos confidenciales y que puedan recuperar esos datos de manera oportuna si es necesario. El GDPR les otorga a las personas el derecho de acceder, modificar y eliminar cualquier dato personal recopilado en su nombre, y las organizaciones deben responder a las solicitudes de acceso de sujetos (SAR) en un plazo de un mes o corren el riesgo de enfrentar costosas multas o demandas. Por lo tanto, el incumplimiento y sus cargos y multas relacionados son uno de los principales desafíos que crea la propagación de datos.
Pérdida de conocimiento
La expansión de datos hace que sea muy difícil saber dónde están sus datos y quién los posee. Por lo tanto, cuando esos datos se pierden, se pierden para siempre y se crea una brecha de conocimiento. Las brechas de conocimiento pueden obstaculizar significativamente el progreso de una empresa y dificultar el seguimiento de los competidores.
Violaciones de seguridad
La propagación de datos deja a los datos confidenciales y valiosos de la empresa mucho más expuestos a los ciberdelincuentes. Sin la protección de los sistemas y las herramientas de ciberseguridad de una organización, los datos que la empresa desconoce que existen pueden explotarse o robarse mucho más fácilmente. Si bien puede residir en lugares protegidos por software de ciberseguridad, es casi una garantía de que este software no será tan exhaustivo o protector como el software de la empresa.
Gastos administrativos de administración
Uno de los mayores impactos de la expansión de datos es la sobrecarga de administración. Con la expansión de datos, el equipo de almacenamiento pasa la mayor parte de su tiempo administrando varias fuentes de datos y silos que no pueden automatizarse ni administrarse como una cartera. Como tal, evita que las personas inteligentes hagan cosas impactantes y las convierte en administradores.
Cómo administrar la dispersión de datos
Existen varias herramientas y estrategias que puede usar para administrar e incluso reducir significativamente su expansión de datos o, al menos, los riesgos asociados con ella.
- Ofrezca a sus empleados todas las herramientas que necesitan
Como dice el dicho: la mejor cura es la prevención. Dado que la causa principal de la expansión de datos es el uso desconocido de las aplicaciones de SaaS por parte de los empleados, quizás la mejor manera de luchar contra la expansión de datos es asegurarse de que nunca suceda en primer lugar al garantizar que sus empleados nunca carezcan de las herramientas que necesitan para hacer bien su trabajo. Si ve que los mismos equipos piden la misma herramienta o herramientas, considere obtenerlas para que no las obtengan por su cuenta.
- Establezca políticas y mejores prácticas para la gobernanza y el acceso a los datos.
Si siente que no puede evitar que ocurra la propagación de datos, lo mejor que debe hacer es controlarla haciendo todo lo posible para saber de dónde provienen sus datos y dónde residen. Debe contar con políticas estrictas que guíen la forma en que se recopilan, almacenan, administran y acceden los datos de todas las fuentes, y asegurarse de que sus empleados conozcan estas políticas al solicitar su revisión como parte de la incorporación. Esto también se conoce como administración del ciclo de vida de los datos.
- Consolide la administración del almacenamiento de datos
Uno de los aspectos más dañinos de la expansión de datos es no saber dónde se almacenan los datos. Es clave consolidar la administración del almacenamiento de datos con sistemas que puedan administrar el almacenamiento en las instalaciones, híbrido y en la nube como una sola experiencia en lugar de ir a la ruta de destino del almacenamiento. Sin embargo, al hacerlo, definitivamente considere los desafíos y riesgos de la seguridad de los datos en la nube.
- Eliminar datos duplicados
Un gran aspecto de la expansión de datos es la gran cantidad de datos que existen, muchos de los cuales no son útiles para usted porque están duplicados o son redundantes de alguna manera. Existen muchas herramientas de desduplicación de datos que lo ayudarán a reducir la propagación de datos al eliminar datos irrelevantes o duplicados.
Cómo Pure Storage ayuda con la propagación de datos
A medida que proliferó la cantidad de dispositivos y datos estructurados y no estructurados, la expansión de datos solo se convertirá en un desafío. El almacenamiento, la administración y el aprovechamiento adecuados de sus datos es clave para prevenir y lidiar con la propagación de datos y sus riesgos.
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