¿Qué es la gestión de datos maestros?

Imagine tener acceso al telescopio espacial más potente del mundo para tener una visión holística de todo lo que ocurre en el universo, hasta el grano más pequeño de arena y tener la capacidad de ampliar o reducir el zoom según sea necesario para entender y analizar mejor todo lo que está pasando. 

Ese es esencialmente el poder de la gestión de datos maestros (MDM), un proceso que permite que las organizaciones aprovechen todo el potencial de sus activos de datos, impulsen la innovación y mantengan una ventaja competitiva en un mundo en el que los datos son el alma de la empresa.

Este artículo lo explorará todo sobre MDM, incluidos sus beneficios, componentes clave, retos y buenas prácticas. 

¿Qué es MDM?

MDM es un enfoque integral para gestionar y garantizar la coherencia, la precisión,  la durabilidad y la fiabilidad de las entidades de datos críticos (denominados "datos maestros") en los diversos sistemas, aplicaciones y procesos empresariales de una organización. Estos datos maestros suelen incluir entidades clave como clientes, productos, proveedores, empleados, ubicaciones y otros datos de referencia clave.

MDM logra sus objetivos mediante una combinación de tecnología, procesos y mecanismos de gobernanza. Suele implicar el uso de plataformas de software, herramientas de calidad de datos, marcos de gobernanza de datos y la colaboración entre diversas partes interesadas, incluidas la TI, los administradores de datos, los usuarios empresariales y la dirección ejecutiva.

El objetivo final de MDM es establecer una fuente de verdad única y autorizada para los datos maestros, para que las empresas puedan usar esos datos de manera efectiva para mejorar cosas como la gobernanza y el cumplimiento normativo y, en última instancia, sus resultados finales. El MDM es una parte clave para mantener la higiene de los datos. 

Ventajas de MDM

Los beneficios principales de MDM incluyen:

• La coherencia de los datos: MDM ayuda a garantizar que los datos maestros se mantengan constantes en los diferentes sistemas y aplicaciones de la organización. Esta coherencia es esencial para evitar las discrepancias en los datos, la información conflictiva y las ineficiencias operativas.
• Precisión de los datos: Al centralizar los procesos de gestión de los datos maestros, MDM ayuda a las organizaciones a mejorar la precisión y la fiabilidad de sus datos. Esto implica limpiar, estandarizar y validar los datos para eliminar errores, redundancias e imprecisiones.
• Calidad de los datos: MDM se centra en mejorar la calidad general de los datos maestros mediante la aplicación de políticas de gobernanza de los datos, la implementación de prácticas de administración de los datos y el establecimiento de métricas y estándares de calidad de los datos. Esto genera unos datos de mayor calidad en los que se puede confiar para la toma de decisiones y el análisis.
• Integración de datos: MDM permite una integración perfecta de los datos maestros en diferentes sistemas, aplicaciones y unidades de negocio. Esta integración garantiza que todas las partes interesadas tengan acceso a información coherente y actualizada, independientemente de dónde residan los datos.
• Procesos empresariales: MDM alinea los datos maestros con los procesos críticos de la empresa, como las ventas, el marketing, las finanzas y la gestión de la cadena de suministro. Al proporcionar una visión unificada de las entidades empresariales clave, MDM optimiza los flujos de trabajo, mejora la colaboración y mejora la eficiencia operativa.
• Cumplimiento normativo: Muchos sectores están sujetos a requisitos normativos en relación con la privacidad, la seguridad y la presentación de informes de los datos. MDM ayuda a las organizaciones a cumplir con estas normativas al garantizar la precisión, la integridad y la confidencialidad de los datos maestros.

Casos de uso de MDM en el mundo real

Algunos ejemplos reales de MDM que marcan la diferencia para las empresas son:

• Experiencia del cliente: Para las empresas centradas en la satisfacción y la retención de los clientes, MDM juega un papel fundamental a la hora de proporcionar una experiencia de cliente personalizada y coherente en todos los puntos de contacto. Una visión unificada de los datos de los clientes permite campañas de marketing específicas, un servicio al cliente eficiente y una mayor fidelidad de los clientes.
• Reducción de costes: Los datos duplicados e incoherentes pueden provocar ineficiencias operativas, mayores costes de mantenimiento de la TI y pérdida de oportunidades de ingresos. MDM ayuda a eliminar las redundancias, optimizar los procesos y optimizar el uso de los recursos, lo que permite ahorrar costes.
• Toma de decisiones: La toma de decisiones fundamentada se basa en datos precisos, oportunos y relevantes. MDM proporciona datos fiables para analíticas, informes y previsiones, lo que permite que las organizaciones tomen decisiones estratégicas basadas en información procesable en lugar de conjeturas.

Retos en la gestión de los datos maestros

Estos son algunos de los retos comunes de MDM:

• Los silos de datos: Las organizaciones suelen tener datos dispersos en diferentes departamentos, sistemas y bases de datos, lo que genera silos de datos en los que la información está aislada e incoherente.
• Sistemas tradicionales: Los sistemas tradicionales pueden tener tecnologías obsoletas, estructuras de datos complejas y capacidades de integración limitadas, lo que hace que sea difícil incorporarlas en las iniciativas MDM.
• Resistencia al cambio: La resistencia de las partes interesadas, incluidos los empleados, la dirección y los equipos informáticos, puede obstaculizar la adopción de MDM debido a las preocupaciones sobre la seguridad laboral, los cambios en los flujos de trabajo y las tecnologías desconocidas.
• Problemas de calidad de los datos: La mala calidad de los datos, incluidos los errores, los duplicados y las incoherencias, puede socavar la efectividad de las iniciativas MDM y generar desconfianza en el sistema.
• Escalabilidad y flexibilidad: A medida que las organizaciones crecen y evolucionan, los sistemas MDM deben ser capaces de escalarse para adaptarse al aumento de los volúmenes de datos, a los diversos tipos de datos y a los cambios en los requisitos empresariales.

Mejores prácticas para la gestión de datos maestros

Estos son consejos prácticos y buenas prácticas para un MDM efectivo:

1. Establecer políticas de gobernanza de datos claras: Definir los roles, las responsabilidades y los procesos para gestionar los datos maestros, incluida la propiedad, la administración y la responsabilidad de los datos. Establecer estándares, métricas y políticas de calidad de los datos para garantizar la coherencia, la precisión y la exhaustividad de los datos maestros. Revise y actualice periódicamente las políticas de gobernanza de los datos para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y a los requisitos normativos.
2. Implementar procesos de gestión de la calidad de los datos: Realizar perfiles de datos para identificar problemas de calidad, como duplicados, errores e incoherencias. Implementar técnicas de limpieza de datos para eliminar o corregir datos inexactos, incompletos o obsoletos. Estandarice los formatos de datos, los valores y la terminología para garantizar la coherencia entre los sistemas y las aplicaciones. Enriquezca los datos maestros con información adicional de fuentes externas de confianza para mejorar su valor y relevancia.
3. Activos de datos maestros seguros: Implementar unas medidas de seguridad de los datos sólidas para proteger los datos maestros confidenciales del acceso, la manipulación o la divulgación no autorizados. Utilice el cifrado, los controles de acceso y los mecanismos de autenticación para proteger los datos maestros en reposo y en tránsito. Auditar y supervisar periódicamente el acceso a los datos maestros para detectar y mitigar los posibles riesgos o vulneraciones de la seguridad. Cumpla las normativas de privacidad de datos pertinentes, como el RGPD, la HIPAA y la CCPA, implementando los controles y las prácticas de protección de datos adecuados.
4. Aproveche la tecnología de automatización e integración: Invierta en plataformas de software MDM y herramientas de calidad de datos para automatizar los procesos de gestión de datos maestros, como la limpieza, la estandarización y el enriquecimiento. Integre los sistemas MDM con otras aplicaciones empresariales, como las herramientas CRM, ERP y BI, para garantizar un intercambio y una sincronización de datos perfectos. Explore tecnologías avanzadas, como el aprendizaje automático y la IA, para mejorar las capacidades de coincidencia, deduplicación y clasificación de los datos.
5. Empodere a los administradores de datos y a los expertos en la materia: Asignar administradores de datos dedicados y expertos en la materia para supervisar las actividades de gestión de los datos maestros y hacer cumplir las políticas de gobernanza de los datos. Proporcionar formación y apoyo a los administradores de datos para mejorar su comprensión de los principios, las herramientas y las buenas prácticas de MDM. Fomentar la colaboración y la comunicación entre los administradores de datos, los equipos informáticos y los usuarios empresariales para abordar los problemas de calidad de los datos y resolver las discrepancias de manera efectiva.
6. Implementar una supervisión y una garantía de calidad de los datos constantes: Establecer procesos de supervisión de los datos para realizar un seguimiento continuo de la calidad, la integridad y el uso de los datos maestros. Implementar paneles e informes de calidad de los datos para visualizar métricas clave e identificar tendencias o anomalías. Realizar auditorías de datos y comprobaciones de calidad periódicas para validar la precisión, la coherencia y la fiabilidad de los datos maestros.
7. Fomentar la gobernanza de los datos y la mejora continua: Promover una cultura de gobernanza y administración de los datos en toda la organización, aumentando la concienciación, proporcionando formación y reconociendo los logros. Fomentar los comentarios y la colaboración de las partes interesadas para identificar las áreas de mejora y optimizar los procesos de gestión de los datos maestros. Medir y evaluar continuamente la efectividad de las iniciativas MDM, identificar las lecciones aprendidas e implementar mejoras iterativas para mejorar la calidad de los datos y las prácticas de gobernanza con el tiempo.

Elección de la mejor solución MDM

Estas son algunas consideraciones clave que hay que tener en cuenta al evaluar las soluciones MDM:

Necesidades y objetivos empresariales

Identificar los objetivos y requisitos empresariales específicos que impulsan la necesidad de MDM, como mejorar la calidad de los datos, permitir una mejor toma de decisiones o garantizar el cumplimiento normativo. Tenga en cuenta el alcance y la escala de su iniciativa MDM, incluidos los tipos de entidades de datos maestros (por ejemplo, clientes, productos, proveedores) y la complejidad de las relaciones y jerarquías de datos.

Fuentes de datos y requisitos de integración

Evalúe la diversidad y el volumen de fuentes de datos y sistemas de su organización, incluidos ERP, CRM y sistemas tradicionales. Evaluar la capacidad de la solución MDM para integrarse con estos diversos 

fuentes de datos mediante API, conectores y técnicas de virtualización de datos.

Capacidades de calidad y gobernanza de los datos

Priorice las soluciones MDM que ofrecen unas características de gestión de la calidad de los datos sólidas, como la elaboración de perfiles de datos, la limpieza, la estandarización y el enriquecimiento. Busque capacidades para establecer y aplicar políticas de gobernanza de los datos, incluida la administración de los datos, los controles de acceso y los registros de auditoría.

Flexibilidad y escalabilidad

Evalúe la flexibilidad y la escalabilidad de la solución MDM para adaptarse a los requisitos cambiantes de la empresa, los volúmenes de datos y los panoramas tecnológicos. Considere si la solución MDM admite diferentes opciones de despliegue (por ejemplo, on-premise, cloud, hybrid) y puede escalarse para adaptarse al crecimiento futuro.

Experiencia de usuario y facilidad de uso

Evalúe la interfaz de usuario y la facilidad de uso de la solución MDM, teniendo en cuenta las necesidades y los niveles de conocimientos de los usuarios técnicos y empresariales. Busque flujos de trabajo intuitivos, paneles personalizables y controles de acceso basados en roles para optimizar las tareas de MDM y promover la adopción de los usuarios.

Rendimiento y fiabilidad

Evalúe el rendimiento y la escalabilidad de la solución MDM, incluida su capacidad para manejar grandes volúmenes de datos y soportar el procesamiento y las transacciones de datos en tiempo real. Tenga en cuenta factores como la latencia de los datos, el tiempo de actividad y las capacidades de recuperación de desastres para garantizar la fiabilidad del sistema MDM.

Total Cost of Ownership (TCO)

Calcule el coste total de propiedad de la solución MDM, incluidas las tarifas de licencia iniciales, los costes de implementación, el mantenimiento continuo y los gastos de soporte. Tenga en cuenta factores a largo plazo, como la escalabilidad, el bloqueo de proveedores y el posible ahorro de costes, gracias a la mejora de la calidad de los datos y la eficiencia operativa.

Reputación y soporte del proveedor

Investigue la reputación, la experiencia y el historial del proveedor en el suministro de soluciones MDM a organizaciones de su sector o vertical. Evaluar los servicios de asistencia al cliente del proveedor, incluida la formación, la documentación y la asistencia técnica, para garantizar el éxito continuo con la solución MDM.

Consideraciones de cumplimiento y seguridad

Asegúrese de que la solución MDM cumple las normativas de privacidad de datos y los estándares del sector pertinentes, como el RGPD, la HIPAA y la PCI DSS. Evalúe las características de seguridad de la solución, incluidos el cifrado, los controles de acceso y el enmascaramiento de los datos, para proteger los datos maestros confidenciales frente al acceso no autorizado o las vulneraciones.

Conclusión

MDM utiliza una combinación de procesos, tecnología y software para permitir que las empresas logren la precisión, la coherencia y el éxito de los datos.

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